Datenschutz-Hinweise für Bewerber für den eigenen Geschäftsbetrieb von Amadeus FiRe

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Datenschutz-Hinweise für Bewerber für den eigenen Geschäftsbetrieb von Amadeus FiRe

1. Allgemeines

Amadeus FiRe nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Dich gemäß Art. 12 ff. DSGVO über den Zweck und die relevanten Ansprechpartner bei der Datenverarbeitung informieren, damit Du Deine gesetzlichen Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Deiner Daten wahrnehmen kannst.

2. Anwendungsbereich

Amadeus FiRe erbringt bedarfsgerechte und flexible Personallösungen durch die Überlassung und die Vermittlung von Fach- und Führungskräften in den Bereichen Accounting, Office, Financial Services und IT-Service.

Diese Datenschutz-Hinweise richten sich an Bewerber, die sich für eine Beschäftigung im eigenen Geschäftsbetrieb von Amadeus FiRe interessieren und sich auf eine freie Stelle oder initiativ bewerben (im Folgenden als „Bewerber“ bezeichnet). Gesonderte Datenschutzinformationen gelten dagegen für Kandidaten und Bewerber, die sich im Bereich unserer Personaldienstleistungen bewerben (hier abrufbar) sowie für Besucher unserer Websites und unserer Veranstaltungen. Unsere websitespezifische Datenschutzerklärung kannst Du hier abrufen.

3. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ist die Amadeus FiRe AG sowie ggf. ebenfalls die Amadeus FiRe Personalvermittlung & Interim- und Projektmanagement GmbH, soweit es sich um eine zu besetzende Position bei diesem Unternehmen handelt. Beide Gesellschaften sind ansässig Hanauer Landstraße 160, 60314 Frankfurt am Main, Telefon: 069 96876-150, Fax: 069 96876-199, E-Mail: info@amadeus-fire.de (im Folgenden Amadeus FiRe).

4. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Du erreichst den betrieblichen Datenschutzbeauftragten bei Amadeus FiRe über folgende Kontaktdaten:
Datenschutzbeauftragter
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutzbeauftragter@amadeus-fire.de

Dieser steht Dir bei Fragen, Beschwerden oder Anmerkungen zum Datenschutz bei Amadeus FiRe zur Verfügung.

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

5.1 Prüfung der Eignung und Entscheidung über Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

Wir verarbeiten Deine Bewerber-Daten, um zu überprüfen, ob Dein Werdegang mit den Aufgaben für die zu besetzende Stelle zusammen passen.

Zu den hierbei von uns verarbeiteten Daten gehören unter anderem Deine Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum etc.), Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse und Bewerbungsfoto) einschließlich entsprechend mitgeteilter Informationen zu Deiner Person und Deiner Qualifikation (insb. Ausbildung, beruflicher Werdegang, Kenntnisse und Fähigkeiten) sowie ggf. weitere bewerbungsrelevante Daten (z.B. Deine bevorzugten Tätigkeitsfelder, Gehaltsvorstellungen, Arbeitserlaubnis, etc.). Solltest Du Mitglied eines beruflichen Kontaktnetzwerkes sein (z.B. bei XING oder LinkedIn) speichern wir ebenfalls den im Netzwerk veröffentlichten Link zu Deiner Profilseite. Dies ermöglicht uns einen besseren Abgleich mit den von Dir unmittelbar zur Verfügung gestellten Daten. Die vorstehenden Daten verarbeiten wir, um unser gemeinsames Matching für die zu besetzende Stelle zu bewerten oder Dir bei einer Initiativbewerbung eine auf Deine Person und Qualifikation zugeschnittene Beschäftigungsposition anbieten zu können. Zudem kann es erforderlich sein, dass wir von Dir ein polizeiliches Führungszeugnis benötigen, welches ausschließlich mit Deiner Einwilligung von uns gespeichert wird.

Es ist möglich, dass die von Dir im Bewerbungsverfahren mitgeteilten oder sonst erhobenen Daten besondere Kategorien personenbezogener Daten beinhalten. Hierzu können u.a. die religiöse oder weltanschauliche Überzeugung, das Vorliegen einer Behinderung oder sonstige gesundheitsbezogene Informationen zählen. Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt hierbei nur, sofern dies rechtlich erforderlich ist, wie z.B. bei steuerlich relevanten Daten zu Kirchenmitgliedschaften.

Wir verarbeiten im Rahmen der entsprechenden Bewerbungsprozesse vorrangig Daten, die Du uns selbst mitteilst. Darüber hinaus erhalten wir für vorstehende Zwecke ggf. auch Daten von bisherigen Arbeitgebern, soweit Du zugestimmt hast, dass wir diese im Rahmen Deines Bewerbungsverfahrens kontaktieren dürfen.

Die Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Verarbeitungen Deiner Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 BDSG.

5.2 Teilnahme an Online-Veranstaltungen und digitalen Bewerbungsgesprächen

Wir bieten digitale und hybride Veranstaltungen an, damit Du dich über Jobs bei Amadeus FiRe informieren kannst sowie als Angebot im Rahmen der Karrierebegleitung, mit dem Ziel den Interessenten Tipps und Hilfestellungen für eine professionelle Bewerbung zu vermitteln. Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen erfolgt nur nach vorheriger Anmeldung durch den Teilnehmer.

Für die Durchführung von Online-Veranstaltungen nutzen wir die Software Webex Events des Anbieters Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Dr., San Jose, CA 95134 USA, dessen Datenschutzerklärung Du über diesen Link abrufen kannst. Weitere Informationen zu den in Webex Events verarbeiteten Daten kannst Du über diesen Link einsehen. Es werden zu Deiner Person personenbezogene Daten über Webex sowie durch unser Unternehmen verarbeitet, die Du uns im Rahmen der Anmeldung und auch während der Veranstaltung zur Verfügung stellst, wie Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse und ggfls. Deine Funktion im Unternehmen. Des Weiteren wird die Dauer Deiner Teilnahme (Dauer zwischen Login und Logoff) über Webex gespeichert. Dein Teilnehmername ist für andere Teilnehmer während der Veranstaltung grundsätzlich nicht sichtbar. Dein Name wird jedoch angezeigt, wenn Du Deine Fragen über die Chatfunktion an alle anderen anwesenden Teilnehmer (Funktion „Alle“) richtest. Solltest du die Webex Event App nutzen, um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen, werden weitere Metadaten durch Cisco Systems erhoben, wie u.a. eine App-ID, Registrierungs-ID und User-ID. Die Daten werden auf Servern in den USA gespeichert. Die Datenübermittlungen beruhen auf EU-Standardvertragsklauseln, die dem Dienstleister die Einhaltung angemessener Datenschutzvorgaben auferlegen.

Zudem bieten wir Dir an, mit uns im Bewerbungsprozess über Telefon- und Videokonferenzen zu kommunizieren, z.B. für ein Bewerbungsgespräch. Hierfür nutzen wir die Software Microsoft Teams des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, (Atrium Building Block B, Carmenhall Road, Sandyford Industrial Estate, Dublin 18, Irland, „Microsoft“). Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365.

Der Zugang zu Videokonferenzen erfolgt über den Einladungslink, den ein Amadeus FiRe Gastgeber versendet. Abhängig davon, welche Daten Du eingibst und welche Funktionalität Du nutzt, werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: Teilnehmerdaten (wie Name, E-Mail-Adresse), Inhalte der Besprechungen, Online-Metadaten (wie IP-Adressen, Endgeräte- oder Hardware-Informationen), Mikrofon- und Videokamera-Daten, bei Einwahl per Telefon: Daten über die Telefonnummer, Start- und Endzeitpunkt und weitere Verbindungsdaten, Diagnose- und Servicedaten in Bezug auf die Nutzung des Dienstes.

Wir haben datenschutzfreundliche Einstellungen für Microsoft Teams vorgenommen und Deine Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Dennoch kann zu Supportzwecken ein Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten aus den USA durch Microsoft Corporation erfolgen. Dieser Zugriff erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, die dem Dienstleister die Einhaltung angemessener Datenschutzvorgaben auferlegen, in Verbindung mit zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen.

Microsoft behält sich vor, Daten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den eigenen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen zum Zweck und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhältst Du unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Dort ist auch beschrieben, welche Daten Microsoft verarbeitet, wenn Du als Verbraucher ein Microsoft Teams Konto nutzt und Microsoft erlaubt hast, Deine Daten weitergehend zu verarbeiten, etwa um Kontakte oder Kalendereinträge zu synchronisieren oder Push-Nachrichten zu senden.

Du wirst im Vorfeld darüber informiert und um Dein Einverständnis gebeten, falls Online-Veranstaltungen oder Videokonferenzen aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung von Video- und Audiodateien durch Teilnehmer einer Online-Veranstaltung/einer Videokonferenz ist im Übrigen untersagt. Sofern von Deinem Amadeus FiRe Gastgeber der Veranstaltung/Konferenz nicht anders mitgeteilt, werden Chat-Inhalte nicht protokolliert.

Soweit die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten für Online-Veranstaltungen oder Video- oder Telefonkonferenzen nicht für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder Vertragsverhältnisses mit Amadeus FiRe erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG), ist unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Kommunikation die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Deiner Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Wenn wir eine Online-Veranstaltung aufzeichnen und Du als Teilnehmer in die Aufzeichnung eingewilligt hast, verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage Deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit widerrufen, wobei die bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen rechtmäßig bleiben.

5.3 Online-Terminbuchungen

Wir ermöglichen Dir, Termine mit uns direkt über das Tool Microsoft Bookings des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, (Atrium Building Block B, Carmenhall Road, Sandyford Industrial Estate, Dublin 18, Irland, „Microsoft“). zu vereinbaren. Bookings ist eine Microsoft 365-App, d. h. alle Daten werden innerhalb der Microsoft 365 Plattform und in Exchange gespeichert. 

Gegenstand der Verarbeitung sind die von Dir bei der Terminbuchung angegebenen Daten, wie Name und E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Termin. Darüber hinaus werden Metadaten gespeichert, wie Deine bevorzugte Sprache, sowie Datum und Uhrzeit der Terminbuchung.

Wir haben datenschutzfreundliche Einstellungen für Microsoft Bookings vorgenommen und Deine Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Dennoch kann zu Supportzwecken ein Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten aus den USA durch Microsoft Corporation erfolgen. Dieser Zugriff erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, die dem Dienstleister die Einhaltung angemessener Datenschutzvorgaben auferlegen, in Verbindung mit zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen.

Microsoft behält sich vor, Daten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Bookings personenbezogene Daten in Verbindung mit den eigenen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen zum Zweck und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhältst Du unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

5.4 Rechtliche Verpflichtungen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir zudem Daten zu Deiner Person für die Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen. Unter anderem in Form von Aufzeichnungs-, Berichts- und Meldepflichten, die Bearbeitung von Anfragen von Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden sowie die Verteidigung gegen oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

6. Empfänger

Zunächst erhalten grundsätzlich nur unsere Mitarbeiter Kenntnis von Deinen personenbezogenen Daten, die mit der Betreuung von Bewerbern in personeller, vertrieblicher oder technischer Hinsicht befasst sind.

Amadeus FiRe führt das Bewerbungsverfahren ohne die Unterstützung weiterer als der oben genannten externen Dienstleister durch. Mit den Dienstleistern schließen wir Datenschutzvereinbarungen, um einen angemessenen Umgang mit personenbezogenen Daten vertraglich festzulegen.

Schließlich übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind.

Abhängig von Deinem Interesse an konkreten Stellen kann es erforderlich sein, dass Deine Daten zwischen den oben unter Ziffer 3. (Verantwortliche Stelle) genannten Gesellschaften von Amadeus FiRe weitergegeben werden.

Bei der Verwendung der oben genannten Dienste der Anbieter Microsoft und Cisco Systems können Datenübermittlungen in die USA erfolgen. Die Datenübermittlungen erfolgen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, die dem jeweiligen Empfänger die Einhaltung angemessener Datenschutzvorgaben auferlegen. Im Übrigen werden Deine Daten nicht in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union (EU) / des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt.

7. Dauer der Speicherung und Löschung Deiner personenbezogenen Daten

Amadeus FiRe speichert Deine personenbezogenen Daten während der Anbahnung sowie der Dauer des Vertragsverhältnisses, solange dies für die Begründung und/oder die Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

Sofern Du Dich auf eine konkrete Stelle bei uns bewirbst, löschen wir Deine Bewerberdaten nach Ablauf von drei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, es sei denn Du hast in die Weiterspeicherung im Rahmen der Karrierebegleitung eingewilligt. Das Bewerbungsverfahren ist abgeschlossen, wenn wir die Stelle anderweitig besetzt und Dich entsprechend benachrichtigt haben.

Wirst Du für die jeweilige Stelle eingestellt, speichern wir Deine Daten weiter zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Informationen zur Datenverarbeitung während des Beschäftigungsverhältnisses erhältst du in der dir bei Beschäftigungsbeginn zur Kenntnis gebrachten Mitarbeiter-Datenschutzinformation.

Die Löschung der bei der Nutzung der Online-Tools nach Ziffer 5.3 und Ziffer 5.4 durch uns verarbeiteten Daten erfolgt vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, wenn Du einer weiteren Verarbeitung widersprichst, die Verarbeitung für den mit der Speicherung verfolgten Zweck nicht mehr erforderlich ist oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

8. Datensicherheit

Personenbezogene Daten werden durch Amadeus FiRe mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen geschützt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Persönlichkeitsrechte von Bewerbern zu wahren. Die getroffenen Maßnahmen dienen unter anderem der Vermeidung eines unerlaubten Zugriffs auf die durch uns genutzten technischen Einrichtungen sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unerlaubter Kenntnisnahme durch Dritte.

9. Pflicht zur Bereitstellung Deiner Daten

Bei einigen personenbezogenen Daten, die Du uns als Bewerber mitteilst, ist die Bereitstellung dieser Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für die Begründung bzw. die ordnungsgemäße Durchführung entsprechender Vertragsverhältnisse erforderlich. Du bist deshalb verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen Dich darauf hin, dass, wenn Du uns diese personenbezogenen Daten nicht bereitstellst, dies zur Folge haben kann, dass wir Dich im Rahmen des entsprechenden Bewerbungsverfahrens nicht berücksichtigen können bzw. einzelne vertragliche Pflichten nicht erfüllen können.

10. Deine Rechte als betroffene Person

10.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.

Du erhältst auf Anfrage die Auskunft, ob und welche personenbezogenen Daten zu Deiner Person bei uns gespeichert sind und u.a. an welche Kategorien von Empfängern wir diese Daten gegebenenfalls übermittelt haben. Darüber hinaus kannst Du nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen die weiteren folgenden Rechte ausüben: Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung für bestimmte Zwecke) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

10.2 Widerspruchsrecht (u.a. gegen Direktwerbung)

Du bist berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten insb. auf der Grundlage einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) einzulegen.

Information über Dein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

  • Du hast das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Deiner Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben.
  • Legst Du Widerspruch ein, werden wir Deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Amadeus Fire AG oder Amadeus FiRe Personalvermittlung & Interim Management GmbH
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@amadeus-fire-de

10.3 Widerrufsrecht

Du hast das Recht eine einmal erteilte Einwilligung für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten (z.B. zur dauerhaften Karrierebegleitung) zu widerrufen. Mit dem Widerruf wird die Verarbeitung Deiner Daten für die von der Einwilligung umfassten Zwecke künftig unterlassen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung für die Vergangenheit bleibt von einem Widerruf unberührt. Zu Dokumentations- und Nachweiszwecken speichern wir eine Information über Deinen Widerruf.

10.4 Beschwerderecht

Du hast das Recht, Dich bei Beschwerden an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Die für Amadeus FiRe zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav Stresemannring 1, 65021 Wiesbaden (www.datenschutz.hessen.de).

10.5 Sonstige Anliegen

Für weitergehende Datenschutzfragen und -anliegen steht Dir unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Entsprechende Anfragen sowie die Ausübung Deiner vorstehenden Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an unsere oben angegebene Anschrift oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden, gerne per E-Mail an: datenschutz@amadeus-fire.de

11. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung und/oder ein Profiling finden nicht statt.

12. Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutz-Information für Bewerber für den eigenen Geschäftsbetrieb von Zeit zu Zeit zu ändern. Etwaige Änderungen werden durch Veröffentlichung der geänderten Datenschutz-Information auf unserer Website bekannt gemacht. Soweit nicht ein anderes bestimmt ist, werden solche Änderungen sofort wirksam. Bitte prüfe daher diese Datenschutz-Information regelmäßig, um die jeweils aktuellste Version einzusehen.

August 2022